Política de tratamiento de datos

1. OBJETIVO

Establecer las pautas y criterios generales para el manejo de datos personales de empleados, clientes y proveedores de ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA.

 

2. ALCANCE

Esta Política aplica a ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA.

 

3. MARCO NORMATIVO

A continuación, se menciona la normatividad relacionada con la Protección de Datos Personales:

  • Ley 1266 de 2008  
  • Ley 1581 de 2012  
  • Decreto 1377 de 2013  
  • Decreto 886 de 2014 – Reglamentación del Artículo 25 de la Ley 1581: Registro Nacional de Bases  de Datos.  
  • Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 (Reglamentación Parcial de la Ley 1581).  
  • Circular 02 del 3 de noviembre de 2015 de (Adición al Capítulo 2, Título V de la Circular Única de la  SIC). 
  • Circular Externa 005 de agosto 10 de 2017 (Transferencia Internacional de Datos Personales).  
  • Circular Externa 003 de agosto 1 de 2018 (Registro Nacional de Bases de Datos).  

 

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Datos personales registrados en cualquier base de datos, que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada, efectuado en el territorio colombiano o en países en donde sea aplicable la legislación colombiana.

 

5. DEFINICIONES

 

  • Actores del tratamiento de Datos Personales: Son las empresas o personas que llevan a cabo el  suministro, recolección y el tratamiento de datos personales, estos son:  
  • “Responsable del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.  
  • “Encargado del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable.  
  • “Operador de información”: Se denomina operador de información a la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios. El operador, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. Salvo que el operador sea la misma fuente de la información, este no tiene relación comercial o de servicio con el titular, por lo tanto, no es responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por la fuente.  
  • “Titular de Datos Personales”: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 
  • “Causahabiente”: Persona a quien le han sido transferidos los derechos de otra.  
  • “Fuente de Información”: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, como consecuencia de una relación comercial o de servicio y que, en razón de autorización legal, o del titular, suministra esos datos a un operador de información. El operador de información, a su vez, entregará datos personales al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios y no, a través de un operador, tendrá la doble condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados al operador, y debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos.  
  • “Gestor de Datos”: Es el colaborador de ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA. que realiza el tratamiento a los datos personales.  
  • “Usuario”: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El usuario debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquél tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. 
  • “Autorización”: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.  
  • “Aviso de privacidad”: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.  
  • “Base de Datos” Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.  
  • “Cambios sustanciales a una Base de Datos”: Son aquellos que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado de Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales.  
  • “Canales para ejercer derechos”: Son los medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el Responsable del Tratamiento y el Encargado del Tratamiento deben poner a disposición de los Titulares de la información, con los datos de contacto respectivos, por medio de los cuales el Titular puede ejercer su derecho de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales contenidos en bases de datos y revocar la autorización que haya otorgado para el Tratamiento de los mismos, cuando esto sea posible.  
  • “Conducta inequívoca”: Comportamiento que permite concluir de forma razonable que el Titular de Datos Personales otorgó la autorización para el tratamiento de sus datos.  
  • “Consulta”: Proceso mediante el cual el Titular de Datos Personales puede solicitar a ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA. su información personal que reposa en las bases de datos. 
  •  “Dato Personal”: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.  
  • “Dato público”: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.  
  • “Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a vida sexual, y los datos biométricos.  
  • “Incidente de Seguridad”: Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida o robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el Responsable del Tratamiento o por su Encargado.  
  • “Reclamo”: Proceso mediante el cual los Titulares de los datos Personales o sus causahabientes, podrán solicitar a ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA. la actualización, rectificación, supresión parcial o total de la información, la prueba de la autorización o la revocatoria de la misma.  
  • “Registro Nacional De Bases De Datos (RNBD)”: Directorio público de las bases de datos personales sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.  
  • “RGPD” Reglamento General de Protección de Datos Personales.  
  • “SIC”: Superintendencia de Industria y Comercio.  
  • “Transferencia”: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.  
  • “Transmisión”: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.  
  • “Tratamiento de Datos Personales”: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, consulta, intercambio, transferencia, uso, circulación o supresión.  
  • “USC”: Unidad de Servicios Compartidos.  

 

6. NORMAS Y CRITERIOS DE APLICACIÓN

El Comité de Privacidad definirá los lineamientos para el desarrollo e implementación del Sistema de Protección de Datos Personales en ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA.

 

7. PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el Tratamiento de Datos Personales se cumplirá con los siguientes principios:

a) Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima que se informará al Titular.

b) Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o mandato legal o judicial que releve el consentimiento del Titular.

c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

e) Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados por ellos.

f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

 

8. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS

8.1 Datos sensibles:

Está prohibido el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas para suprimir la identidad de los Titulares.

8.2 Derechos de los niños, niñas y adolescentes:

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Las Áreas que por la naturaleza de su gestión deban recolectar este tipo de datos personales, deben aplicar los principios para la protección de los derechos fundamentales de este tipo de Titulares de Datos Personales.

 

9. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DE ESTE

Los datos serán utilizados por ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA. para el desarrollo de su objeto social y de la relación que vincula a ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA. con el Titular de Datos Personales, lo cual en todo caso será informado previamente a la recolección y demás tratamientos que se le pretendan dar a los datos, en los casos en los cuales la Ley contempla la solicitud de la autorización por parte de su Titular.

El Responsable y/o el Encargado del tratamiento harán uso de los datos única y exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al Titular de Datos Personales. Por ningún motivo se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para realizar tratamiento de datos, y en los casos en que el uso se haya definido como temporal, la información sólo podrá utilizarse durante el lapso que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada.

 

10. AUTORIZACIÓN

El Tratamiento de Datos Personales realizado por ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA., en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular, sus causahabientes o representantes legitimados.

La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro mecanismo que permita garantizar su posterior consulta, y que pueda demostrarse, de manera inequívoca, que el Titular de los Datos Personales: a) autorizó el tratamiento, b) conoce y acepta que ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA. recogerá y utilizará la información para los fines que le han sido informados.
En virtud de lo anterior, la autorización solicitada deberá incluir:

a) El Responsable del Tratamiento y qué datos se recopilan;
b) La finalidad del tratamiento de los datos;
c) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular y,
d) Si se recopilan Datos Sensibles, se debe informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
e) Los canales de atención dispuestos por el Responsable para que el Titular de Datos Personales pueda ejercer sus derechos.

 

11. AVISO DE PRIVACIDAD

ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA. cuenta con el Aviso de Privacidad, que contiene la información exigida mediante el Decreto 1377 de 2013, el cual será comunicado al Titular de Datos Personales a través de medios de comunicación de la compañía. Para facilitar la divulgación, su contenido podrá ser incluido dentro de la autorización.

11.1 Aviso de Privacidad:

En cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA., informan al Titular de Datos Personales, que los datos que se han recolectado o que se recolectarán hacia el futuro, serán utilizados únicamente para los fines que le han sido comunicados, Así mismo, le informan que podrá ejercer su derecho a presentar solicitudes de consulta o reclamo, solicitar corrección, actualización o supresión; el carácter facultativo para entregar datos sensibles y a revocar la autorización de acuerdo con la ley y los lineamientos consignados en la Política de Tratamiento de Datos Personales que se encuentra publicada en la página web www.acoplescardenas.com .

 

12. DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES

El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

  1.  Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales.  
  2.  Solicitar pruebas de la autorización otorgada a ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA. para el Tratamiento de Datos  Personales.  
  3. Revocar la autorización para el tratamiento de datos personales cuando no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.  
  4. Autorizar o no el tratamiento de datos sensibles.  
  5.  Ser informado por ACOPLES CARDENAS Y CIA LTDA., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.  
  6. Presentar consultas ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, conforme a lo establecido en el numeral 15 de la presente política.  
  7. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto  en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado del tratamiento, según el Artículo 16 del Decreto 1377.  
  8. Acceder de manera gratuita a los Datos Personales que son objeto de Tratamiento.  

El Titular de los Datos Personales debe mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de esta. Acoples Cárdenas no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información suministrada por el Titular. 

 

13. MEDIDAS DE SEGURIDAD

ACOPLES CARDENAS Y CIA LTDA. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.

 

14. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El único responsable de los datos será ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA., sede única.

DATOS DE CONTACTO PARA RADICACIÓN DE SOLICITUDES:

Los Titulares de la Información pueden ejercer sus derechos de revocar la autorización para el tratamiento de datos, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, enviando comunicaciones al área corporativa en Bogotá D.C. en a la Calle 15 No 35 – 90, teléfono 3603988, celular 315-4638556 a nombre de Seguridad de la Información. Igualmente, los Titulares de la información pueden dirigir sus solicitudes al correo electrónico servicioalcliente@acoplescardenas.com

 

15. SOLICITUDES POR PARTE DEL TITULAR DE DATOS

El responsable de garantizar la respuesta oportuna a las solicitudes de consulta o reclamo es el área de Servicio al Cliente, a través de los canales definidos en numeral 14 esta Política, a través de los datos de contacto.

15.1 Consulta

Los Titulares de los Datos Personales o sus causahabientes podrán, en cualquier momento, consultar la información personal que repose en las bases de datos de ACOPLES CARDENAS Y CIA LTDA. Igualmente, podrán solicitar la demostración de la existencia de su autorización para el tratamiento de Datos Personales.

Término para la Atención de Consulta

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, la solicitud de consulta debe ser atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15.2 Reclamos

Los Titulares de los datos Personales o sus causahabientes, podrán solicitar la actualización, rectificación o la supresión total o parcial de datos, así como la revocatoria de la autorización de acuerdo con la normatividad vigente.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

De acuerdo con el Artículo 16 del Decreto 1377, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado del tratamiento.

Cuando se reciba un reclamo por parte del Titular de Datos Personales relativo a inconsistencias en la información, o que el dato se encuentre en discusión por parte de este, el Responsable del tratamiento, y cuando en su nombre actúe, el Encargado del Tratamiento, debe suspender el uso de este, durante un tiempo no menor a la fecha de finalización del trámite. Para esto, el Gestor de Datos responsable de la base de datos, debe asegurar que exista un registro donde se consignen las siguientes notas: «reclamo en trámite» o «información en discusión judicial» según el estado de trámite en el que se encuentre la reclamación.

Término para la atención de Reclamos relativos a Datos Personales:
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, cuando se reciba una solicitud de reclamo por parte del Titular de Datos Personales, el Gestor de Datos responsable del tratamiento, procederá a revisar si ésta contiene la información suficiente para ser atendida, y, en el caso que requiera mayor información le comunicará al Titular, dentro de los siguientes 5 días hábiles después de la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Igualmente, la Ley indica que el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

16. ENTRADA EN VIGENCIA, MODIFICACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

La presente política aplica a partir del día 27 de julio de 2015 y la información suministrada por los grupos de interés permanecerá almacenada hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último Tratamiento, para permitirle a ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA. el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA.

 

17. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

Se debe llevar a cabo el proceso de registro de las bases de datos actuales ante la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la herramienta puesta a disposición por esta autoridad, así como el mantenimiento o actualización de este, dentro de los términos establecidos en la ley colombiana, teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

a) Creación de Bases de Datos.
b) Reclamos presentados por el Titular de Datos Personales.
c) Incidentes de Seguridad.
d) Cambios sustanciales en la Base de Datos (Finalidad, Encargado de Tratamiento, Canales de Atención al Titular, Clasificación o tipos de datos almacenados, Medidas de Seguridad, Política de Tratamiento, Transferencia y/o transmisión internacional de datos personales).
e) Cambios no sustanciales en la Base de Datos.

* Únicamente las sociedades que tengan activos superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) deberán registrar sus bases de datos personales. No obstante, lo anterior, ACOPLES CÁRDENAS Y CIA LTDA deben cumplir con las demás disposiciones establecidas en la ley colombiana relacionada con la protección de datos personales.